ON Events Oy (jäljempänä “yhtiö”) sitoutuu suojaamaan asiakkaidensa, yhteistyökumppaneidensa ja verkkosivujensa käyttäjien yksityisyyttä sekä käsittelemään henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Suomen tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten käsittelemme henkilötietoja, mitä tietoja keräämme ja mihin tarkoituksiin niitä käytämme.

1. Rekisterinpitäjä

ON Events Oy
Y-tunnus: 3266407-1
Osoite: Vanha Porvoontie 352a, 01490 Vantaa
Sähköposti: info@onevents.fi
Puhelin: +358 40 5817058

Yhtiö on vastuussa tässä selosteessa mainittujen henkilötietojen käsittelystä.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Palvelujen tarjoaminen ja asiakassuhteen hallinta: Henkilötietoja käytetään tapahtumien järjestämiseen, ilmoittautumisten hallintaan ja asiakassuhteiden ylläpitämiseen.
• Sopimuksen täyttäminen: Henkilötietoja käsitellään sopimuksen täyttämiseksi asiakkaan ja yhtiön välillä (esimerkiksi palvelujen toimittaminen).
• Markkinointi ja viestintä: Henkilötietoja voidaan käyttää suoramarkkinointiin asiakkaan suostumuksen perusteella.
• Verkkosivujen kehittäminen: Keräämme tietoja verkkosivujemme käytöstä evästeiden avulla parantaaksemme käyttäjäkokemusta ja kehittääksemme palvelujamme.
• Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen: Käsittelemme henkilötietoja myös verotukseen, kirjanpitoon ja muihin lakisääteisiin velvoitteisiin liittyen.
  
  

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat:

• Sopimus
• Suostumus
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esimerkiksi asiakassuhteen ylläpito ja palvelujen kehittäminen)
• Lakisääteiset velvoitteet

3. Kerättävät henkilötiedot

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• Perustiedot: Nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Yrityksen tiedot: Yrityksen nimi, y-tunnus, yhteyshenkilön nimi, asema yrityksessä, sähköpostiosoite
• Tapahtumaosallistumiseen liittyvät tiedot: Ilmoittautumiset, osallistumistiedot
• Laskutustiedot: Laskutukseen ja maksuihin liittyvät tiedot
• Verkkosivujen käytöstä kerätyt tiedot: IP-osoite, selaintyyppi, käyttöjärjestelmä, evästeiden keräämät tiedot

Kaikki kerättävät tiedot ovat tarpeellisia ilmoitettujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

4. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Säilytysajat määräytyvät seuraavasti:

• Asiakassuhteen hoitoon liittyvät tiedot: Säilytämme henkilötietoja asiakassuhteen ajan ja sen päätyttyä niin kauan kuin se on tarpeen oikeudellisten velvoitteiden tai mahdollisten reklamaatioiden käsittelemiseksi. Kuitenkin maksimissaan 6 vuotta.
• Markkinointitiedot: Säilytämme markkinointitietoja niin kauan kuin asiakas ei ole perunut suostumustaan. Kuitenkin maksimissaan 6 vuotta.
• Laskutustiedot: Säilytämme kirjanpitoaineiston kirjanpitolain (1336/1997) mukaisesti kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.

5. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Emme luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille, ellei se ole tarpeen sopimuksen täyttämiseksi, lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi tai palvelujen tuottamiseksi käyttämiemme yhteistyökumppaneiden kautta. Käytämme seuraavia henkilötietojen käsittelijöitä:

• Maksupalveluntarjoajat: Käsittelemme maksutapahtumia kolmannen osapuolen palveluntarjoajien avulla, jotka toimivat henkilötietojen käsittelijöinä.
• Tapahtumien järjestämisessä käytettävät palvelut: Voimme luovuttaa tietoja alihankkijoille, jotka auttavat tapahtumien käytännön järjestelyissä.
• IT-palveluntarjoajat: Henkilötietoja saatetaan käsitellä IT-järjestelmissä, joita ulkopuoliset palveluntarjoajat ylläpitävät.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, ellei se ole välttämätöntä palvelun tuottamiseksi. Tällöin varmistamme riittävän tietosuojan tason EU:n mallisopimuslausekkeiden tai muiden tietosuojalainsäädännön hyväksymien mekanismien avulla.

6. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, käsittelemmekö hänen henkilötietojaan ja saada kopio käsitellyistä tiedoista.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua.
• Oikeus tietojen poistamiseen (“oikeus tulla unohdetuksi”): Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista tietyissä tilanteissa, esimerkiksi jos henkilötietoja ei enää tarvita niiden alkuperäiseen tarkoitukseen.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Rekisteröity voi pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista esimerkiksi silloin, kun tietojen oikeellisuus on kyseenalaistettu.
• Oikeus vastustaa käsittelyä: Rekisteröity voi vastustaa tietojensa käsittelyä, jos käsittely perustuu oikeutettuun etuun.
• Oikeus peruuttaa suostumus: Jos käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Rekisteröidyllä on oikeus saada antamansa tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Kaikki oikeuksiin liittyvät pyynnöt tulee lähettää osoitteeseen: info@onevents.fi. Vastaamme pyyntöihin lain vaatiman ajan puitteissa.

7. Evästeet ja seurantatekniikat

Käytämme verkkosivustollamme evästeitä ja muita seurantatekniikoita. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan käyttäjän päätelaitteelle verkkosivujen käytön seuraamiseksi ja käyttäjäkokemuksen parantamiseksi. Evästeitä käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

• Välttämättömät evästeet: Nämä evästeet ovat tarpeellisia verkkosivuston perustoimintojen mahdollistamiseksi.
• Toiminnalliset evästeet: Nämä evästeet mahdollistavat sivuston toiminnallisuuksien parantamisen ja personoinnin.
• Analytiikkaevästeet: Nämä evästeet auttavat meitä ymmärtämään, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme, ja mahdollistavat sen kehittämisen.
• Markkinointievästeet: Nämä evästeet mahdollistavat mainonnan kohdentamisen käyttäjän kiinnostuksen kohteiden perusteella.

Käyttäjä voi hallita evästeiden käyttöä selaimensa asetuksista ja estää niiden käytön. Evästeiden estäminen voi kuitenkin vaikuttaa verkkosivuston toimivuuteen.

8. Tietoturva

Suojaamme henkilötietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein estääksemme tietojen luvattoman käytön, luovuttamisen tai hävittämisen. Käytämme esimerkiksi salattuja yhteyksiä ja rajoitamme pääsyä tietoihin vain niille henkilöille, joilla on siihen oikeus.

9. Tietosuojaselosteen muutokset

Saatamme päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai palveluidemme kehittyessä. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme asiakkaillemme suoraan tai verkkosivuston kautta.

Päivitetty: 27.02.2025